Gメールの便利さについては何度か書いてきましたが、自分でも最初とまどった「仕組み」について説明しておきましょう。
■ラベル
OutLookExpressですとフォルダを自由に作れました。けっこう便利だったので、これが無いのがGメールにした時の最初の悩みでした。しかしこれがフォルダよりも便利だと気づくようになったのは最近です。
フォルダですと、メッセージを一つのフォルダに入れる事しか出来ません。例えば「プラベート」と「仕事」という２つのフォルダがあった場合、両方に関連するメールをどちらに入れるか迷ってしまいますね。
しかし、ラベルは何種類も選べますので、１つのメッセージをどちらのラベルからも参照出来ます。また、それぞれのラベルには好きな色を選べるので見た目にも分かりやすくなっています。
■フィルタ
これはラベルとからめて使うと便利です。送信者のメールアドレス、件名、本文などから条件を指定して自動的にラベルを付けたり出来ます。このフィルタを作成する時に「受信トレイをスキップする」にチェックを入れておくと受信トレイには現われず、ラベルの中だけで見ることが出来ます。
この状態こそがOutlookExpressの時のフォルダと同じ表現なんです。しかも、この時に複数のラベルを指定することも出来るし、後から個別に複数のラベルを付けることも出来ます。
この２つは設定画面で自由に設定できます。
次に、使い方の一つの方法として読み終わってとりあえず1件落着したメールを「受信トレイ」から消す（削除ではありません）ことで、受信トレイをスッキリさせます。
■アーカイブ
受信トレイを開いている状態のメニューに「アーカイブ」というボタンがあります。読み終わって処理の終えたメッセージにチェックを入れて「アーカイブ」ボタンをクリックすると、それらのメッセージは「受信トレイ」から姿を消して、「全てのメール」という保存庫に収納されるのです。
私の場合、これまでに1万件以上のメールが受信箱にありましたが、これらのメールを読み返す必要性は普段はほとんど無いわけです。で、上記のように「アーカイブ」で整理をした結果、受信箱には常時１ページ分の５０件を越えるメールはありません。少ない時は10件ほどです。
これは机の上を整理するのに似てますね。今必要な道具だけが、受信箱にあるという訳です。過去のメールの参照が必要になった時は検索で探したり、「全てのメール」や「ラベル」からも引っ張り出せますから不自由はありません。
この３つをマスターする事だけで、Gメールの使い勝手は格段に良くなります。
ぜひお試しを♪